Integritetspolicy

Policy, GDPR
Stiftelsen Erik Johan Ljungbergs Utbildningsfond (EJLU)

Uppdaterad: 28 maj 2018

1. Allmänt
   Policyn är upprättad i syfte att beskriva behandling, insamling, hantering och eliminering av personuppgifter. EJLU strävar efter att följa GDPR-förordningen vad gäller den personliga integriteten och dataskyddet. Policyn uppdateras vid behov och kommer att vara publicerad på EJLU:s hemsida.
2. Tillfällen då insamling av personuppgifter sker
   Vid följande tillfällen samlas personuppgifter in: – Projektansökan. – Anmälan till Ljungbergsdagen. – Stipendieansökan Examensarbete.
3. Vilka personuppgifter som samlas in
   Följande personuppgifter samlar EJLU in:
   – Namn, adress, epost och telefonnummer vid projektansökningar i det digitala ansökningssystemet.
   – Namn, adress, epost, titel, telefonnummer och ev specialkost vid anmälan till Ljungbergsdagen. EJLU använder sig av extern part för anmälningssystemet, varvid de verkar som personuppgiftsbiträde.
   – Namn, adress, utbildningsenhet och bankkontonummer (enligt bokföringslagen) vid ansökan Examensarbete.
   – Namn, år och utbildningsenhet för gymnasiestipendiater.
   – Namn och mail på nyckelpersoner i EJLU:s verksamhet, för enkla informationsutskick. Enligt bokföringslagen sparas vissa bokföringsmässiga uppgifter upp till sju år.
4. EJLU:s syfte med behandling av personuppgifter:
   – Personuppgifter i projektansökningar sparas under aktuell projekttid (avtalstid), samt efter avslutad projekttid för att generera statistik gällande ekonomi, region och fokusområde.
   – Personuppgifter för stipendieansökningar sparas endast i syfte att generera statistik över totalt utbetalda stipendier varje år.
   – Personuppgifter för gymnasiestipendiater i excellista endast för avstämning vilka som hämtat ut sitt stipendium.
5. Datasäkerhet
   EJLU administreras genom Stora Enso och lyder under deras säkerhetssystem. EJLU kommer att ha regelbundna uppdateringar av det interna flödet, policys och rutiner. De tekniska, administrativa och fysiska säkerhetsåtgärder som EJLU har är utformade att skydda personuppgifter från obehörigt röjande, användande och förändring.
6. Utlämning av personuppgifter
   EJLU lämnar inte ut några personuppgifter till någon, undantaget de parter som fungerar som personuppgiftsbiträden (t ex Stora Enso för ekonomi, Paloma för inbjudan till Ljungbergsdagen, samt Panang som byrå för kommunikation, web och ansökningssystem). Personuppgifter kan dock komma att lämnas ut om lagen eller myndigheter så kräver, samt för att värna om EJLU:s rättsliga intressen eller vid bedrägerier eller säkerhetsrelaterade och tekniska problem. Personuppgifter kan komma att lämnas ut vid normala arbetsrelaterade situationer (t ex vidarebefordran av mailadress i ett projektrelaterat ärende).
7. Rätt att begära information och rättelser
   – Du har rätt att kostnadsfritt erhålla information om vilka personuppgifter som EJLU har om dig samt i vilket syfte (så kallat registerutdrag). En ansökan om registerutdrag ska vara skriftlig och undertecknad av dig.
   – Du har rätt att få felaktiga, missvisande eller ofullständiga uppgifter rättade, avidentifierade eller raderade.
8. Personuppgiftsansvarig
   Stiftelsen Erik Johan Ljungbergs Utbildningsfond
   Org.nr: 883200-9677
   Åsgatan 22, 791 80 FALUN
   info@ljungbergsfonden.se
   070-2280 357